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「プライバシーポリシー」の役割

会社設立における「プライバシーポリシー」の役割とは

会社設立のなかではさまざまなことを決定していくことが必要となります。

それらの中には「会社設立手続きのため」という目的で決定されることも多いのですが、それよりも重視するべきとなるのが「会社設立後のため」に決定するべきものです。

言うまでもなく、会社は設立手続きが完了すれば目標を達成したというようなものではありません。会社設立が終わったということは「会社経営が始まった」ということに他なりませんから、会社設立の手続きの中であっても、今後の経営において学ぶべきことは多いのです。

さて、そうした会社設立後の会社経営などで非常に重要になるのが「プライバシーポリシー」です。

これはかつてまではさほど重要な物としては考えられていなかったのですが、昨今では事業者に対して渡される個人情報の量が膨大であるだけに、活動をする業界を問わずプライバシーポリシーをしっかりと表明することが必要です。

ではこれはどういったものなのかというと、簡単に言うと「その会社が事業の中で獲得した個人情報についての取り扱い方針」ということになります。

氏名や住所、電話番号といったような情報は保護されるべき個人情報ですから、それらを利用していく際にはどういった方針で取り扱うのかということを消費者に伝えなくてはならないのです。

プライバシーポリシーが企業において担う役割は主に二つあり、まず一つ目が「個人情報保護法に対する企業としての対応を明確化する」ということです。

個人情報は法律において保護されるべき情報となりますが、それらは常に非公開情報として扱われるわけではありません。

例えば利用者の中に警察などが情報を収集する対象がいて、その個人に関する情報の提供を警察などから求められたという場合、それが法的に適当であると考えられるのであれば公開を行うことが考えられます。

企業が法的な理由があれば公権力に対して協力をするということついては、まず明確化しておかなくてはなりません。

またそうした「法的に適当であると考えられる」という状況を除いては公開をしないということを前提として消費者に伝えるということは「消費者の不安を和らげる」という意味でも意味があります。

企業がプライバシーポリシーを出しているのであれば、企業がそれに違反することは通常あり得ません。そうしたことをしてしまったのであれば、社会的な信用は大きく失墜することとなり、場合によっては事業そのものが継続できなくなるからです。

これらは多くの消費者が無意識的にでも知っていることとなりますから、プライバシーポリシーを作成し、公表するということは消費者からの信頼を得る手段にもなり得るのです。

会社設立を終えた後の経営においては「起業の立場」を明確化しておくことが非常に重要です。

こうしたポイントについては設立手続きが完了する前から、しっかりと準備をしておきましょう。

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